8 dicas para organizar uma reunião de equipes mais eficaz e produtiva

Reunião de equipe é o tipo da coisa que acabou ganhando uma péssima fama nas empresas.

E principalmente em ambientes criativos, como escritórios de arquitetura e design, descobrir que você será obrigado a passar algumas horas trancado em uma sala para uma reunião costuma aterrorizar as pessoas.

No entanto, não deveria ser assim.

Pelo contrário: reuniões são uma ótima oportunidade para as pessoas trocarem opiniões, conhecerem novos pontos de vista, colaborarem e chegar a novas ideias e conceitos.

Reuniões deveriam ser um ponto de encontro para despertar a criatividade, e não uma tediosa cerimônia de explanações vazias.

Se você quer saber como reverter esse quadro, confira as 8 perguntas que você precisa responder antes da reunião começar.

Com certeza se todos souberem das respostas com antecedência, sua reunião de equipe vai ser um sucesso.

Despertar a criatividade pode ser difícil quando ela não é exercitada o suficiente. Veja nossa lista de exercícios de criatividade para praticar com sua equipe.

8 perguntas para deixar sua reunião de equipe mais produtiva

 

Propósito, participação ativa e certeza de que se vai progredir, não apenas perder tempo.

É a falta desses três fatores que costuma fazer as reuniões serem um fracasso de público e crítica.

Fale a verdade: a quantas reuniões você teve que comparecer sem que tivessem explicado direito do que se tratava, sabendo que era melhor não abrir as boca (para evitar polêmicas) e com a certeza de que nada de concreto sairia de lá?

Se seu escritório de arquitetura ou design de interiores tem algo realmente relevante para discutir, quer apresentar ideias e colher algumas, faça isso da maneira correta.

Quer saber como? Responda essas 8 perguntas e divulgue as respostas para os participantes.

Nossa dica é usar um quadro do Trello para isso. Você responde a cada pergunta em uma coluna, deixa tudo bem claro e compartilha com a equipe.

1 – Por quê?

 

Qual o motivo da reunião? Que assunto será discutido e que problemas se pretende resolver.

É possível inclusive anexar arquivos, apresentações e imagens a esta lista.

2 – Como?

 

Qual será o tipo reunião? Em uma sala, com todo sentados em cadeiras, ou de pé, para terminar rapidamente?

Deixe claro para todos se será um debate de ideias, uma reunião de brainstorming, a apresentação de um projeto ou de resultados do período.

3 – Quanto tempo?

 

É fundamental determinar o horário de início e término da reunião e não tolerar atrasos nem que ela se estenda além do combinado.

4 – Qual a pauta da reunião?

 

Aqui a ideia é aproveitar as funcionalidades colaborativas do Trello para se abrir a pauta da reunião a sugestões.

Depois de divulgado o “porquê” da reunião e o “como”, os participantes são convidados a dar sugestões de outros assuntos relacionados ao tema a serem discutidos e até mesmo esclarecer eventuais dúvidas ou enviar mais materiais de apoio.

Ao instigar a participação da equipe em sua preparação, o engajamento durante o evento será maior.

Veja um modelo de quadro do Trello usado dessa forma: Reunião de Marketing

5 – O que é proibido?

 

Algumas regras simples podem ser estabelecidas, por exemplo:

• Não use o celular na reunião, desligue-o assim que entrar (pode até haver uma caixa para deixá-los ali)
• Não é permitido sair da reunião antes de seu final
• Não se deve interromper os outros quando estão falando
• Não se estender demais em um comentário (pode-se estipular um tempo máximo de fala para cada um)

6 – Quem começa a reunião?

 

Essa será a pessoa que iniciará os debates, fará as apresentações dos integrantes do grupo e retomará todas as perguntas anteriores, rapidamente.

Também será responsável por mediar as conversas e dar a palavra aos participantes da reunião de equipe de forma ordenada.

Para essa função é preciso que você saiba falar bem em público. Caso não se sinta seguro, siga nossas dicas de oratória e acabe com esse problema.

7 – Quem encerra a reunião?

 

Geralmente é a mesma pessoa que a inicia e dirige, mas nem sempre é assim.

A reunião às vezes termina com a apresentação de um convidado ou com as palavras de um diretor ou presidente da empresa.

8 – Quem vai anotar as conclusões?

 

Ponto fundamental.

É preciso definir um secretário responsável por anotar tudo que foi discutido na reunião, as conclusões a que se chegaram, as ideias que surgiram e, principalmente, quais os próximos passos.

Sair de uma reunião sem que se tenha definido o que fazer em seguida é um dos maiores motivos de desânimo em comparecer a uma.

Se isso for claramente definido e divulgado no quadro do Trello, todos sentirão que aquele encontro foi produtivo e rendeu ações concretas e novas ideias.

Caso contrário, será muito difícil engajar seu time em uma próxima reunião de equipe.

Selecionamos outras 8 dicas para deixar suas reuniões mais produtivas, confira!

8 dicas para organizar reuniões perfeitas

 

1 – Faça Reunião de Equipe com poucas pessoas

 

Reuniões menores, somente com os envolvidos no tema, diminuem o tempo da reunião.

Todos ficam mais confortáveis para emitir a sua opinião.

O ideal seria no máximo 7 pessoas, porque em reuniões com um número muito grande, somente 2 ou 3 expressam sua opinião.

No livro Decide and Deliver: 5 Steps To Breakthrough Performance in Your Organization (Harvard Business Press), os autores dizem que geralmente em uma reunião de equipe com muitas pessoas, a produtividade cai e poucos participam efetivamente.

A queda na produtividade pode ser um fator sério para o profissional. Se não quer deixar isso acontecer com você, siga nossas dicas de produtividade para arquitetos.

2 – Não permita outros assuntos

 

Mesmo que um tema leve a outros problemas, a pauta já foi previamente informada a equipe.

O mínimo esperado é que o grupo traga sugestões referentes ao que precisa ser resolvido.

Trazer outros temas faz com que nada seja resolvido e dá a impressão que a equipe quer postergar a solução da pauta.

3 – Não estenda a reunião para almoços e corredores

 

Os temas de uma reunião precisam ficar dentro da sala apropriada para este fim.

Fazer dos problemas de uma empresa assunto para o horário de almoço e corredores estimulam as fofocas.

Grande parte do desgaste de relacionamento entre colegas de trabalho são por este motivo.

4 – Seja líder e democrático

 

Se um funcionário foi convidado para uma reunião está implícito que sua presença e contribuição são importantes.

O responsável pela reunião de equipe deve permitir que todos falem e concluam sua linha de raciocínio sem interrupções, assim todos se sentirão valorizados igualmente.

Liderar uma equipe, principalmente nas reuniões pode ser uma tarefa difícil, mas seguindo nossas dicas de gerenciamento de pessoas será bem mais fácil contornar esta situação. Confira!

5 – Não exagere no número de reuniões

 

Não confunda reuniões com comunicados de andamento de projetos, resultados e agenda de avisos.

Se a informação pode ser transmitida por e-mail ou mural de avisos, não há necessidade de um encontro formal.

6 – Varie os locais de reunião

 

Sugira reuniões ao ar livre, desde que seja com pouco movimento e barulho, isso ajuda a sair da rotina.

Ambientes mais informais facilitam a conversa e a dinâmica entre a equipe.

Caso o assunto seja mais formal e mesmo assim exista interesse por se fazer em ambientes externos, opte por horários de menor movimento e locais discretos.

7 – Não permita o uso de smartphones ou tablets

 

É quase impossível manter a atenção em qualquer reunião de equipe se estamos com celulares ou tablets a nosso alcance.

Fora o fato de que aparenta falta de respeito com os colegas e com o líder da reunião.

Nesse momento, utilize apenas o bom e velho caderno de anotações e se existir um material mais extenso, ele será enviado ou disponibilizado na intranet da empresa.

Caso a reunião passe de 1 hora é necessário dar uma pausa e, posteriormente retomar a reunião.

8 – Slides com poucas linhas e tópicos

 

Caso a reunião precise de demonstrativos e slides, que eles tenham sido revisados anteriormente e sejam em forma de tópicos.

Se for necessário o uso de imagens que elas estejam contextualizadas ao tema para não dispersar.

Testar com antecedência computadores e projetores para não prejudicar a reunião.

Aproveitando que estamos falando de imagens, procurar pela imagem certa pode ser cansativo e levar muito tempo. Para ajudá-lo, confira os melhores bancos de imagens da internet e arrase nas suas apresentações.

Agora que você já sabe como engajar a sua equipe em reuniões perfeitas, veja como conquistar mais clientes para seu escritório com o Ciclo do Encantamento, conteúdo especialmente voltado para arquitetos e designers de interiores com espírito empreendedor:

Este post foi escrito pela equipe do Trello, um software que permite trabalhar de forma mais colaborativa e completar mais tarefas.