5 ferramentas colaborativas online que vão aumentar sua produtividade!

Você sabia que ferramentas colaborativas online pode aumentar até 100% do ROI?

Impressionado com esse dado?

Diversas pesquisas têm mostrado que o uso de ferramentas colaborativas online melhora o desempenho das empresas e de seus colaboradores em diversas áreas, como produtividade, qualidade da comunicação e até na redução de custos.

Confira o gráfico:

Mas como adotar ferramentas de produtividade e colaboração em sua empresa?

Ao contrário do que muitos pensam, isso não demanda grandes esforços ou mudanças radicais de infraestrutura de TI. Com alguns cliques de seu mouse é possível disponibilizar uma série de ferramentas colaborativas online para sua equipe.

Para isso, basta escolher um pacote de aplicativos integrados, como o Google Suite, por exemplo, e disponibilizar essa ferramenta em sua empresa.

Na verdade, se seus colaboradores já tiverem uma conta de Gmail, já terão acesso a tudo isso, bastando avisá-los que agora, em seu negócio, essas ferramentas colaborativas online serão usadas para melhorar processos e integrar equipes.

Dessa forma, seu escritório de arquitetura ficará mais competitivo e poderá produzir um trabalho mais eficiente com menos custos.

Essas dicas valem, na verdade, tanto para escritório de arquitetura quanto para qualquer empresa de pequeno e médio porte.

5 ferramentas colaborativas online que todo escritório de arquitetura e design de interiores deveria ter!

 

Criatividade é sinônimo de colaboração, não é mesmo? Afinal, várias ideias e pontos de vista ajudam a desenvolver um projeto mais completo e inovador para seus clientes.

Além disso, ferramentas colaborativas online podem ser acessadas da nuvem, de onde seus colaboradores estiverem, seja visitando uma obra, conversando com um cliente, fornecedor ou mesmo trabalhando Home Office.

Confira tudo que as ferramentas colaborativas online podem fazer por arquitetos, colaboradores e empresas de todos tipos:

1- Drive compartilhado

 

Para arquitetos e designers de interiores, imagens são muito importantes. Onde seus funcionários arquivam fotografias e layouts de projetos? E quanto a orçamentos, planilhas e outros arquivos de trabalho, como propostas e contratos?

Se achar a última versão atualizada desses documentos e imagens em sua empresa é sempre uma luta, está na hora de disponibilizar um drive compartilhado, a chamada “única fonte da verdade”.

Isso significa que esse drive compartilhado na nuvem, facilmente organizável em pastas de forma intuitiva, será o único repositório onde todos poderão arquivar e consultar os documentos que precisam.

E mais: é possível gerar facilmente, com um clique do mouse, uma URL para esses arquivos e enviá-los para quem precisa acessá-los.

Dá para definir níveis de interação para esses acessos, como apenas ver, ver e fazer comentários ou, além disso, editar.

Outra vantagem: se alguém acessar esse link, sempre encontrará a última versão desse documento.

Veja também: Como usar o Evernote? Confira o passo a passo e deixe suas anotações mais organizadas!

2- Arquivos editáveis de forma colaborativa em tempo real

 

Existem 3 programas principais que as pessoas usam no dia a dia do trabalho:

• Editores de texto
• Planilhas eletrônicas
• Apresentações de slides

Já pensou, em vez de ficar enviando por e-mail a última atualização de suas planilhas, de uma proposta em DOC, ou de uma apresentação para diretoria, se tudo isso pudesse ser acessado na nuvem e editado de forma colaborativa pelas pessoas a quem você deu acesso?

Como descrevemos acima, esses documentos ficam arquivados no drive e, se você acrescentar uma linha ou corrigir uma fórmula na planilha, por exemplo, não precisa enviar um e-mail para todo mundo.

O documento é automaticamente atualizado para que todos vejam a última versão (não se preocupe, é possível recuperar as versões anteriores sempre que necessário).

O mesmo vale para documentos de texto e apresentações, entre outros. Aliás, todos esses arquivos podem ser editados simultaneamente por vários usuários, em tempo real, permitindo que se criem documentos de forma colaborativa.

Assim, se vários arquitetos ou designers participaram de um projeto em colaboração com outros profissionais, na hora de montar uma apresentação para o cliente, por exemplo, ela pode ser criada com a participação de todos.

Cada um monta a sua parte no mesmo documento, que depois é revisado e tem o layout ajustado para apresentação ao cliente.

3- Videoconferência

 

Organizar uma reunião de equipe nem sempre é fácil. Na verdade, pode ser bem complicado.

Principalmente para quem trabalha com equipes em campo, visitando locais de projetos e supervisionando obras. É muito difícil reunir todo mundo em uma sala, fechar a porta e começar a debater os assuntos da pauta.

Mas e se você pudesse criar – de modo fácil e rápido, sem grandes complicações – uma sala de reuniões virtual, via internet?

Tanto as pessoas em outros escritórios, usando seus desktops ou laptops, assim como alguém que só possa acessar por smartphone, podem participar da reunião sem problemas. Basta ter um dispositivo e acesso à internet.

Portanto, chega de perder tempo reunindo todos em uma sala. Tenha conversas cara a cara, com imagem, voz, chat escrito e com compartilhamento de telas e documentos, usando o Hangouts, o app de videoconferências do Google.

4- Mídia social corporativa

 

Se existe um ambiente onde as pessoas já se acostumaram a ser colaborativas e trocar informações com facilidade, é a Internet com as mídias sociais.

E se você pudesse criar uma mídia social corporativa, fechada para sua empresa, como os perfis de seus colaboradores, uma timeline de notícias e grupos para cada departamento ou projetos?

A cada nova obra finalizada ou projeto de decoração entregue, ele pode ser apresentado na timeline, com fotos e detalhes de como tudo ocorreu, gerando aprendizado para todos e motivando a equipe que participou.

Com uma rede social colaborativa, é possível divulgar notícias e melhorar o fluxo de comunicação na empresa de uma forma natural, em que todos têm prazer de compartilhar, ler as postagens, fazer comentários e sinalizar seu apoio.

5- Calendário integrado à demais ferramentas colaborativas online

 

Não só o calendário, mas todas essas ferramentas colaborativas online – além de diversas outras – fazem parte do G Suite. Trata-se de um conjunto de aplicativos gratuitos do Google que inclui também o onipresente Gmail, o Google Forms e muito mais.

O calendário, além de permitir acompanhar a agenda de todos para definir tarefas e prazos, ajuda a marcar reuniões.

Aliás, você pode marcar um Hangout diretamente no calendário, notificando a todos a hora da reunião.

E quando a hora da reunião chegar, quem estiver com seu dispositivo ligado já se conecta automaticamente ao encontro virtual, sem necessidade de ficar “chamando” um por um.

Como você viu, ferramentas colaborativas online não são um bicho de sete cabeças. Pelo contrário, são fáceis e práticas de usar, tanto que muitas pessoas já usam o Gmail, por exemplo.

Aliás, uma dica final: para tornar o uso das ferramentas colaborativas online mais profissional, use o Gmail corporativo, que permite que você inclua o nome de sua empresa no endereço de e-mail, evitando enviar mensagens para clientes e fornecedores com um final “genérico”, do tipo fulano@gmail.com.

Agora que você já sabe quais são as melhores ferramentas colaborativas online, aproveite para baixar nosso material exclusivo e compartilhar com seus clientes e parceiros:

Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.