Como ser mais produtivo no trabalho e dar conta do recado

Quem trabalha em atividades criativas costuma ter ainda mais dificuldades para focar em suas tarefas e ser mais produtivo.

E isso não poderia ser diferente com arquitetos, profissionais que vivenciam uma jornada de trabalho que confronta datas de entrega, orçamentos, reuniões, escolha de materiais e fornecedores com a criação de projetos únicos, diferenciados e que atendam às necessidades de seus clientes.

E como todo mundo sabe, uma boa ideia pode tanto demorar alguns dias para ser criada como, da mesma maneira, pode surgir de repente, ali na sua frente, perfeita para ser usada em seu projeto.

Nesse contexto, criamos este post para dar aos profissionais algumas dicas de produtividade, que podem fazer a diferença na hora de colocar a mão na massa e dar conta das tarefas do dia a dia.

Então veja como parar de procrastinar e vamos às dicas!

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Como ser mais produtivo no trabalho: dicas práticas para usar agora mesmo

Ao contrário do que muitos pensam, ser produtivo não é fazer muitas coisas. Na verdade, quem faz coisas demais em seu dia, não almoça direito e fica trabalhando até tarde, pode até entregar muitas tarefas, mas foi improdutivo.

A produtividade é uma relação entre o que se conseguiu produzir e os recursos empregados, inclusive o recurso “tempo”.

Portanto, quem leva um dia inteiro, sem descanso, para fazer seu trabalho, pode se considerar uma pessoa improdutiva.

O que é produtividade no trabalho? Produtividade não é trabalhar muito. Podemos definir a produtividade como:

1. Fazer a coisa certa
2. Dentro do tempo certo
3. E da forma certa

Isto é: fazer as tarefas mais importantes, sem perda de tempo e de uma maneira eficaz, para ter os melhores resultados.

Para isso, vamos te mostrar uma série de dicas e ferramentas, que vão ajudar muito a definir claramente como alcançar cada uma dessas três características de produtividade.

Veja também ferramentas gratuitas de design que vão te ajudar a ser mais produtivo no seu marketing.

Dicas de como melhorar a produtividade

1 – Como definir o que deve ser feito?

Um profissional produtivo não é aquele que chega no escritório a mil por hora e começa a responder e-mails aleatoriamente e para naquele que tem uma tarefa mais difícil para ser completada, iniciando-a imediatamente.

Para escolher que tarefas fazer primeiro, quais deixar em espera e quais delegar, sugerimos o uso de duas técnicas de gestão de tempo muito práticas e fáceis de aplicar.

Veja também: Como usar o Evernote? Confira o passo a passo e deixe suas anotações mais organizadas!

2 – A Matriz de Eisenhower

Este presidente americano percebeu que a maioria das tarefas ou são urgentes, ou são importantes, dificilmente sendo as duas coisas ao mesmo tempo.

Na verdade, dizem que a frase que deu origem à Matriz de Eisenhower foi esta:

O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante

Para usá-la, você deve usar um quadrante como este:

Assim, você classifica suas tarefas, uma a uma, para saber se são urgentes ou não e se são importantes ou não.

Aí, ficou fácil: o que for urgente e importante você faz imediatamente; o que for importante, mas não for urgente, você define uma data para fazer e se alguma coisa não é importante, mas é urgente, delegue a uma pessoa de confiança.

E quanto a tarefas que não são nem importantes nem urgentes? Bom, esqueça delas!

3 – A Regra de Pareto

Basicamente, 80% dos resultados tem origem em 20% das causas.

Assim, segundo a Regra de Pareto 80-20, 20% dos seus clientes geram 80% do seu lucro; 20% dos seus projetos trazem 80% dos problemas e, por analogia, 20% das tarefas do seu dia vão levar a 80% dos seus resultados.

Portanto, se você quer saber realmente como ser mais produtivo no trabalho, foque nessas tarefas.

Uma dica extra que também dá muito certo, e pode servir para desempatar qual tarefa fazer primeiro, depois de usar os critérios anteriores, é começar pelas mais chatas e difíceis.

Assim, no começo do dia, cheio de vontade e disposição, você dá conta dessas tarefas. Conforme for se cansando, passa à atividades mais fáceis e até às que você gosta mais, encontrando ânimo para realizá-las.

Confira mais dicas em nosso post sobre produtividade para arquitetos e fique por dentro!

4 – Como gerenciar o tempo?

Técnica do Realizador X Gestor

Existem tarefas que exigem concentração, planejamento, pesquisa e muito foco, como fazer um projeto de uma casa ou de um prédio comercial, por exemplo.

Já, outras tarefas são mais rotineiras e automáticas, como conferir despesas, fazer orçamentos ou ler seus e-mails e, outras ainda, são compromissos, como reuniões e calls.

Nesse caso, um profissional produtivo precisa saber como organizar seu tempo e definir os momentos certos para estar sossegado e focado em um projeto e outros momentos para estar disponível para conversar e, ainda, aproveitar os intervalos para as tarefas menos complexas.

Nossa sugestão é que você escolha um ou dois dias na semana para trancar sua agenda e executar essas tarefas que exigem concentração.

Nos outros você estará aberto à chamadas e consultas, desempenhando o papel de gestor.

Divulgue isso claramente, para não ser incomodado. É possível ainda determinar um dia e horário fixo na semana para uma reunião geral de alinhamento com a equipe, muito comum de ser feita às segundas-feiras.

Veja também como deixar a sua reunião de equipes mais dinâmica e produtiva.

5 – A Técnica de Pomodoro

Inspirada em um desses timers de cozinha na forma de tomate, a Técnica Pomodoro determina basicamente fatiar seu dia como um tomate, em períodos de 25 minutos.

Assim, você se dedica exclusivamente a uma tarefa durante 25 minutos, sem se deixar interromper pela leitura de e-mails ou atender telefonemas.

Passado esse tempo, você descansa 5 minutos e aproveita para dar uma checada nessas interrupções.

Depois de 4 períodos de 25 minutos com intervalos de 5, isto é, a cada 2 horas, faça um intervalo de 20 minutos.

O ideal é ir aumentando os períodos de foco além dos 25 minutos, mas sem exagerar.

6 – Como fazer as coisas da forma certa?

Isso, você sabe como fazer. Esse é seu ofício como arquiteto e não estamos aqui para ensinar o pai nosso ao vigário.

Seguindo estas dicas de gestão do tempo e escolha de tarefas, você conseguirá fazer seus projetos com mais confiança e tranquilidade, sentindo menos stress e conseguindo obter os melhores resultados.

Mas se você quer realmente deixar tudo muito bem organizado e sem risco de perder tempo ou foco, preparamos alguns quadros de gestão de projetos Trello, prontos para você usar em seu escritório e aumentar sua produtividade. Você também pode utilizar aplicativos de organização para facilitar.

7 – Quadro para gerenciamento de projetos

Com 6 colunas, este quadro funciona de 2 maneiras:

A primeira coluna é uma lista com todas as informações referentes ao projeto, como contratos, orçamentos, briefings e outras. Ela será um repositório para consulta de todos os envolvidos e seus cartões não se movem de uma coluna para outra.

Acesse o quadro enquanto acompanha nosso tutorial de como usá-lo: Projeto de Design de Interiores

Da segunda coluna em diante, conforme as tarefas são colocadas no Backlog por meio de cartões, elas vão sendo movidas da esquerda para a direita, com o objetivo de chegarem até a última coluna, a que indica que a tarefa foi Concluída.

A coluna de Prioridades deve conter tarefas que estavam no Backlog, mas se tornaram urgentes para a entrega do projeto. A coluna Em Andamento mostra que a tarefa já saiu do Backlog e está sendo executada.

A coluna Bloqueado é reservada para tarefas que, por algum motivo, não podem ser executadas e é preciso resolver este problema. Por exemplo: não há como instalar o piso porque o fornecedor atrasou a entrega. Algum responsável por essa parte deve intervir junto ao fornecedor.

Você perceberá que os quadros do Trello (todos eles) permitem anexar arquivos e imagens com facilidade, criar checklists para cada tarefa, marcar datas de entrega e muitas outras funcionalidades que vão te tornar o mais produtivo dos arquitetos!

8 – Mapeamento das fases de um projeto

Este quadro de mapeamento de um projeto tem 8 colunas de listas de tarefas, cada uma delas correspondendo a uma fase do projeto.

Assim, todos os documentos, arquivos e ideias ficam arquivados, facilitando o fluxo das informações e permitindo muito mais agilidade em reuniões e outras atividades.

As colunas deste quadro são: Reunião Briefing, Proposta, Levantamento de Dados, Estudo Preliminar, Projeto Executivo, Solicitar Orçamentos, Acompanhamento de Obra e, no final, uma coluna Viva Decora, para você colocar o projeto finalizado em seu portfólio!

9 – Projetos em Fase de Aprovação

Com uma função mais de conquista de clientes, isto é: de ajudar o escritório a montar excelentes propostas para que sejam aprovadas por seu clientes; este quadro de Projetos em fase de Aprovação tem 8 colunas: Infos. Importantes, Potenciais Clientes, Reunião Preliminar, Briefing do Cliente, Criando Proposta, Proposta Enviada e Proposta Aprovada.

Ele inclui também 3 modelos de checklist prontos: Reunião Preliminar, Reunião de Briefing e Modelo de Proposta.

10 – Matriz SWOT

Este quadro não é específico para arquitetos, mas é fundamental para seu planejamento estratégico. Os demais quadros apresentados acima são mais focados como ferramentas de produtividade para arquitetos, mas este quadro SWOT pode ser o diferencial para você consolidar seu posicionamento.

Ao definir suas força e fraquezas, você poderá aproveitar melhor as oportunidades do mercado e se defender das ameaças.

Veja aqui como usar a matriz SWOT, com exemplos, e acesse o quadro por meio este link: Matriz SWOT.

Agora, não tem mais desculpa! Deixe de procrastinar ou de avançar sobre suas tarefas sem critério algum e eleve seu escritório de arquitetura para um nível ainda maior de excelência e produtividade.

Se você gostou desse texto e quer saber ainda mais como ser mais produtivo no trabalho, veja abaixo minha palestra na 9ª edição da Viva Decora Pro!

Agora que você já sabe como ser mais produtivo, que tal aprender a conquistar seus clientes e divulgar seu trabalho? Conheça o Ciclo do Encantamento, material desenvolvido especialmente para arquitetos e designers que querem dar um UP na carreira: