Toda empresa sobrevive de suas receitas, ou seja, o dinheiro que entra no caixa em função de suas vendas ou dos serviços que presta. Essas entradas precisam ser superiores às despesas e custos, caso contrário, não será possível honrar os compromissos.
Mas como administrar fluxo de caixa para evitar surpresas desagradáveis? Como não se ver em uma situação em que não há recursos para pagar as contas?
Existem alguns segredos de como administrar fluxo de caixa que você deve usar em seu negócio. Isso permitirá antecipar-se a eventuais dificuldades e tomar as devidas providências em tempo hábil.
Organizar suas contas a pagar e receber já é um passo importante, mas não é o suficiente para isso.
Confira nossas 6 dicas de como administrar fluxo de caixa e faça a gestão de seu negócio com mais confiança e tranquilidade.
Quer conquistar mais clientes, ter descontos em ferramentas para arquitetos e outros benefícios exclusivos? Veja como ter um perfil na Viva Decora clicando aqui
Como administrar fluxo de caixa
Aproveite para conferir também mais dicas sobre carreira e negócios:
- Mercado nacional: conheça e inspire-se nos 10 maiores escritórios de arquitetura do Brasil
- Descubra os segredos de como montar um escritório de arquitetura de sucesso!
- 10 qualidades presentes no perfil de um profissional de arquitetura de êxito
O que é administração de fluxo de caixa?
Antes de conhecer as dicas de como administrar fluxo de caixa é importante entender melhor esse conceito.
O objetivo da administração do fluxo de caixa é garantir que os saldos de caixa sejam suficientes para que a empresa possa atingir seus objetivos estratégicos sem tornar-se insolvente. Isto é: evitar que a empresa se encontre sem recursos para pagar suas obrigações.
Para conseguir isso, é fundamental ter uma visão de futuro, detectar tendências e preparar o negócio para contar com dinheiro suficiente na hora que precisar.
Por exemplo, você está realizando uma obra e terá que comprar material e pagar prestadores de serviço. Se conseguir ter um controle do fluxo de caixa (e isso também serve para pessoa física), não estará nunca no vermelho.
Analisando o comportamento da empresa nos anos anteriores, é possível saber quando ela recebe mais recursos e quando tem mais despesas, levando em conta a sazonalidade e outros fatores.
Para facilitar esse processo, selecionamos algumas dicas que podem ajudar você no dia a dia da gestão financeira de seu negócio.
6 dicas de como administrar fluxo de caixa
1- Acompanhe diariamente seu fluxo de caixa
- Como administrar fluxo de caixa: acompanhamento diário
Isso parece uma medida um tanto óbvia, mas, na verdade, isso só ocorre, na maioria das vezes, em empresas com um departamento financeiro muito bem estruturado.
Isso acontece porque, em geral, micros, pequenas e até médias empresas, muitas vezes, não têm uma pessoa responsável por essa atividade, o que pode ser bastante arriscado.
Basicamente, é preciso saber a todo momento qual é o verdadeiro saldo de caixa da empresa, assim como ter uma previsão de saldo de caixa para o próximo mês, trimestre e semestre.
2- Saiba exatamente quais são as entradas e saídas de sua empresa
Quais pagamentos você faz todo mês? Aluguéis, salários, impostos, contas de energia e água, manutenção de equipamentos etc.
Relacione essas contas recorrentes e tenha uma estimativa delas em função da sazonalidade.
Além desses desembolsos, existem outros que ocorrem em função de sua produção, seja de serviços ou produtos, e das vendas.
Aqui, é importante ressaltar que quanto mais você produz, mais custos tem.
Assim, liste desembolsos como compra de matérias primas, pagamento de fornecedores de insumos para produção, entregas, etc.
Não se esqueça de saídas referentes a investimentos na empresa, compra de equipamentos novos, programas de arquitetura, reformas e outras desse tipo.
Com base em sua previsão de vendas (olhe os anos anteriores e aquilo que já está contratado) defina quais serão as possíveis entradas, mês a mês.
Logo, comparando esses totais ao longo do tempo, você saberá se seus recebimentos cobrem suas necessidades de pagamento.
Começar a organização por uma planilha pode ser uma boa alternativa, caso ainda não use um programa que automatize esse processo.
3- Mantenha esses dados atualizados
Depois dessa primeira listagem de tudo que sua empresa gasta e recebe usualmente, fique de olho e vá fazendo ajustes diariamente.
Uma dica é reservar 30 minutos, no início do trabalho, para atualizar os dados do dia anterior. Essa rotina te permitirá maior domínio sobre o rumo do negócio.
Será mais fácil, por exemplo, identificar que você previu um aumento das vendas, mas o cenário econômico mudou e o crescimento não foi efetivado. Nesses casos, revise os planos e as projeções de caixa.
Seguindo o mesmo raciocínio, se os preços de alguns fornecedores mudaram, já atualize isso também.
4- Leve em conta a sazonalidade
Não tem como administrar fluxo de caixa sem conhecer profundamente a sazonalidade do seu negócio. Existem momentos durante o ano em que as vendas aumentam muito e outros em que caem substancialmente.
São nessas horas que você deverá planejar quanto precisa ser poupado na época de “fartura” e fazer reservas para serem usadas nos momentos de vacas magras. Esse tipo de planejamento é parte da gestão orçamentária, um passo seguinte à organização do fluxo de caixa.
O mesmo vale para as saídas de dinheiro. O décimo terceiro salário corresponde a um aumento de gastos que precisa ser provisionado ao longo do ano. Você faz isso em sua empresa?
5- Saiba qual é a média de tempo de recebimentos e de pagamentos
É importante conhecer os prazos médios de pagamento e recebimento.
Você não paga seus fornecedores a vista, certo? Então, calcule uma média de quanto tempo você leva para pagar os diversos fornecedores.
Da mesma forma, não é comum receber à vista, e muito menos em uma só parcela. Verifique a média de tempo que leva para receber de seus clientes.
6- Pague depois, receba antes!
O grande segredo de como administrar o fluxo de caixa de uma empresa é antecipar ao máximo seus recebimentos e programar os pagamentos para depois dos recebimentos (sem atrasar!).
Depois de verificar as médias, no item anterior, verifique se você recebe de seus clientes em um tempo maior do que paga seus fornecedores.
Se isso estiver ocorrendo, é fundamental tomar as providências para mudar esse cenário!
Ficou mais claro para você como administrar um fluxo de caixa?
Administra o fluxo de caixa está entre as tarefas necessárias para uma boa gestão orçamentária de seu negócio, mas a gestão orçamentária vai muito além do controle financeiro.
Por meio dela, sua empresa traça cenários futuros e faz projeções que vão ajudar na tomada de decisão e no direcionamento estratégico do negócio.
Qual é o principal desafio na administração de fluxo de caixa da sua empresas? Compartilhe com a gente nos comentários!
Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, uma solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente.